10 Projektmanagement Tools, die Ihren Alltag erleichtern

Von Michael Klamerski | Allgemein

Jan 22

Projektmanagement Tools gibt es inzwischen wie Sand am Meer. Das war nicht immer so, sondern hängt – wie sollte es anders sein – mit dem rasanten Wachstum des Internets, insbesondere des Web 2.0 mit seinen sozialen Netzwerken, den mobilen Kommunikationsmöglichkeiten und dem Cloud-Computing zusammen. Kurzum, die Zunahme an technischen Möglichkeiten beeinflussten die Entwicklung von PM-Tools ebenso wie die gestiegenen Anforderungen an eine Lösung hinsichtlich Funktionalität und Verfügbarkeit. Während in den Anfängen vor über 20 Jahren ausschließlich Client-Server- beziehungsweise On-Premises-Lösungen den Markt beherrschten, kommen heutige Tools fast nur noch als SaaS-Lösungen daher: Sie bedürfen keiner Server- und Client-seitigen Installation mehr, sondern sind cloudbasiert und nach erfolgter Registrierung beim Anbieter sofort startklar. Da viele Entscheider der Cloud nach wie vor kritisch gegenüberstehen, bieten einige Anbieter ihre Tools zusätzlich immer noch als klassische Self-Hosting-Version an.

Projektmanagement Tools müssen nicht teuer sein

Projektmanagern stehen oft nur wenige Ressourcen zur Verfügung. Sie brauchen Tools, mit denen die Projektmitarbeiter ohne lange Einarbeitungszeit schnell zurechtkommen und produktiv arbeiten können. Umfangreiche Lösungen sprengen oft das Budget und leisten im Endeffekt auch nicht mehr als preisgünstigere Lösungen, die inzwischen sehr zahlreich sind und die den Arbeitsalltag genauso stark erleichtern können. Das bedeutet: weniger Zeit für Administration und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge wie Steigerung der Produktivität.

Die Bandbreite bei Projektmanagement Tools reicht von kostenlosen Tools mit Basisfunktionalitäten bis hin zu umfassenden Enterprise-Lösungen für den unternehmensweiten Einsatz. Nachfolgend möchten wir zehn der beliebtesten Projektmanagement Tools vorstellen, mit denen Sie Projekte effizienter managen können und Ihren Arbeitsalltag wesentlich vereinfachen.

1. Asana

Asana ist ein webbasiertes, kollaboratives Projektmanagement Tool zur Verwaltung von projektbezogenen Aufgaben. Die übersichtlich gestaltete Oberfläche gliedert sich in drei Spalten. In der linken Spalte sind alle angelegten Projekte zu sehen und in der mittleren Spalte die jeweils zugeordneten Aufgaben. Auf der rechten Seite sieht der Nutzer alle aufgabenbezogenen Detailinformationen wie Notizen, Kommentare und Links. Praktisch ist die Erstellmöglichkeit von Checklisten. Hier kann der Nutzer Projektziele und Meilensteine eintragen, chronologisch anordnen und Abhängigkeiten definieren. Ein Meilenstein lässt sich erst dann als erreicht markieren, wenn alle untergeordneten Tasks erledigt wurden. Alle unerledigten Aufgaben hat der Nutzer dadurch sofort im Blick. Eine Seitenleiste erlaubt den schnellen Wechsel zwischen verschiedenen Projekten, dem Posteingang und weiteren Funktionen. Für Teams bis 15 Personen und bis zu 5 Projekten ist Asana kostenlos.

Asana

2. AceProject

Zusammenarbeit im Team wird auch bei AceProject großgeschrieben. Der Klassiker aus Kanada wurde 2003 erstmals gelauncht und war lange Zeit nur als On-Premises-Tool zur Inhouse-Installation auf dem Server verfügbar. Inzwischen wird AceProject nur noch als SaaS-Lösung in der Cloud angeboten. Die ganzheitliche Projektplattform bietet alles, was professionelle Anwender von einer Projektmanagement-Lösung erwarten: Aufgaben- und Terminverwaltung, flexible Reports, Gantt-Charts und Time Tracking Übersichten. Alle aktiven Projekte und Aufgaben sind zwar übersichtlich strukturiert, es fehlt allerdings eine Übersicht der Projekte, die bereits erstellt wurden. Jedes aktive Projekt ist einer Registerkarte zugeordnet. Über die Tabs ist ein Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Projekten möglich. AceProject besitzt einen beachtlichen Funktionsumfang und bietet viele Optionen, die unerfahrene Nutzer verwirren können. Das Tool lässt sich mithilfe einer offenen API in andere Unternehmensanwendungen integrieren und erlaubt die Anpassung der Oberfläche an das Corporate Design des Unternehmens. AceProject zählt zu den 20 populärsten Projektmanagement-Lösungen. Die Basis-Version für 2 Projekte und 5 Benutzer ist kostenlos.

Projektmanagement mit Aceproject

Aceproject Screenshot

 

3. ActiveCollab®

ActiveCollab® ist eine OpenSource-Software eines serbischen Entwicklerteams, die es lange Zeit nur als On-Premises-Lösung gab. Mittlerweile steht sie auch als SaaS-Lösung zur Verfügung, sodass man sie nicht mehr auf den Server laden muss. Laut Angaben des Herstellers ist ActiveCollab® weltweit bei über 150.000 Unternehmen im Einsatz. Unter anderem zählen so bekannte Nutzer wie Adobe, die BBC, Cisco und Elite-Universitäten wie die Stanford University zum Kundenkreis. Das Tool besteht aus einem Basismodul und lässt sich im Hinblick auf den Funktionsumfang mithilfe von Extensions oder Modulen erweitern und über Zusatzeinstellungen beim Anlegen eines Projekts an individuelle Bedürfnisse anpassen. Die ganzheitliche Lösung umfasst neben der Projektplanung und den kollaborativen Elementen auch Funktionen zur Zeiterfassung und Abrechnung. Die Oberfläche präsentiert sich übersichtlich und nicht überladen. Die SaaS-Lösung gibt es ab 5 Nutzer mit 5 GB Speicherplatz für 25 US-Dollar pro Monat. Die Serverversion zum Selberhosten ist für 499 US-Dollar zu haben.

activecollab

 

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4. Basecamp

Der Klassiker Basecamp gehört zu den weltweit führenden Projektmanagement Tools und hat einen stark kommunikationsorientierten Ansatz. Anders als andere professionelle Lösungen verfolgt Basecamp eine eher minimalistische Strategie, bei der die Bedieneroberfläche auf das Wesentliche reduziert ist. Das sind neben dem Dashboard, das den aktuellen Status aktiver Projekte anzeigt, To-Do-Listen und Meilensteine sowie Collaboration und File-Sharing. Die Bedienung der Software ist intuitiv, ausgesprochen benutzerfreundlich und daher auch für Einsteiger ideal, die mit Basecamp Nachrichten verfassen, Aufgaben und Termine kommentieren. Das Projektmanagement Tool mit 15 Millionen Nutzern eignet sich sowohl für kleine als auch größere Projektteams. Da die einfache Bedienung und die Zusammenarbeit im Mittelpunkt stehen, verzichtet Basecamp ganz bewusst auf Features wie ausführliches Reporting, Gantt-Diagramme und komplizierte Verknüpfungen. Basecamp läuft auf sicheren Servern der Company in der Cloud. Eine kostenlose Version gibt es nicht, dafür aber eine Testversion für 60 Tage. Eine Version bis 12 Projekte mit 3 GB Speicherplatz gibt es ab 25 US-Dollar pro Monat. Eine Userbegrenzung gibt es nicht.

Projektmanagement mit Basecamp

Basecamp Screenshot

5. Copper Project

Auch bei Copper Project steht die Collaboration im Mittelpunkt. Das Tool ist zwar nicht so bekannt wie Basecamp und erreicht nicht dessen Nutzerzahlen, bietet dafür aber neben den Social-Strategien zahlreiche Features, die viele Nutzer bei Basecamp vermissen: von der Budgetierung über das Reporting bis hin zu einer besonders gelungenen Gantt-Funktion. Projekt- und Arbeitszeitberichte, die zu den Kernfunktionen von Copper Project gehören, sind sehr ausführlich und lassen sich durch Filter dynamisch anpassen. Umsteiger, die bei Basecamp Features vermissen, können ihre in Basecamp gespeicherten Projektdaten in Copper Project importieren. Copper Project läuft zwar standardmäßig in der Cloud, wird auf Wunsch aber auch als Self-Hosting-Lösung angeboten. Die günstigste Lizenz „Studio“ für 10 Nutzer und 100 Projekte mit 10 GB Speicherplatz kostet 49 US-Dollar im Monat.

Projektmanagement mit Copper

Copper Screenshot

 

6. 5pm

Wer Projekte unternehmensübergreifend managen muss und auch Kunden einbeziehen will, findet in 5pm ein gelungenes Produkt mit entsprechenden Fähigkeiten. Die senkrecht unterteilte Benutzeroberfläche zeigt in der linken Hälfte alle Projekte mit Aufgaben, Teilaufgaben und aktuellem Status. Wählt der Benutzer ein Projekt oder eine Aufgabe aus, werden ihm in der rechten Fensterhälfte alle zugehörigen Details angezeigt. Über weitere auswählbare Tabs kann sich der Nutzer alle Aktivitäten von Mitgliedern des Projektteams sowie zugeordnete Dateien anzeigen lassen. Im Fokus der Anwendung steht die Projektplanung. Über ein Widget können Mitarbeiter ihre projektbezogenen Aktivitäten und Arbeitszeiten flexibel für 5pm erfassen, die sich dann mit dem Projektmanagement Tool analysieren lassen. Die Projektmitarbeiter können zudem über das Tool miteinander kommunizieren und Dateien teilen. 5pm erstellt dynamische Zeitdiagramme (Gantt-Charts) sowie flexible Reports zum Ausdrucken oder Exportieren in eine CSV-Datei. Die SaaS-Lösung kostet für 5 Nutzer und 10 aktive Projekte 24 US-Dollar im Monat. Dabei stehen 4 GB Speicher zur Verfügung. Eine kostenlose Version gibt es nicht, dafür aber eine 14-tägige Testversion.

Proektmanagement mit 5PM

5PM Screenshot

7. Projectplace

Der Schwerpunkt von Projectplace liegt in der Zusammenarbeit beim Projektmanagement und dem sicheren Austausch von Dokumenten im Rahmen des Dokumentenmanagements. Die termingerechte Projektdurchführung scheitert nicht selten an unzureichenden Kommunikationsmöglichkeiten in den Projektmanagement Tools. Aus diesem Grund legt Projectplace großen Wert auf eine effiziente, projektbezogene Kommunikation, in der sich die Projektmitarbeiter gegenseitig motivieren, und Ideen und Wissen untereinander und mit externen Partnern austauschen können. Hierfür stehen zahlreiche Planungstools sowie Kanban-Boards und Gantt-Diagramme zur Auswahl. Das SaaS-Projektmanagement für die nahtlose Zusammenarbeit ist in einem modernen Flat-Design gehalten und zählt rund eine Million Nutzer. Die Nutzungspauschale pro Person und Benutzer in kleinen bis mittelgroßen Teams beträgt 21,50 Euro. Für große Unternehmen gibt es die Enterprise-Version. Projectplace kann 14 Tage kostenlos getestet werden.

Projektmanagement mit Project Development

Product Development

 

8. Redbooth

Bei Redbooth steht Projektmanagement ganz im Zeichen der Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit. Von den populären Projektmanagement Tools gehört es zu denjenigen, die bei der Dokumentenverwaltung besonders stark auf Integration mit verbreiteten Cloud-Storage-Diensten wie Dropbox oder Google Drive setzen. So lassen sich die in cloudbasierten Storage-Diensten gespeicherten Dateien nahtlos Projekten oder Aufgaben in Redbooth zuordnen. Zu den weiteren Highlights gehören neben Chats mit Teammitgliedern auch Videokonferenzen mit bis zu 100 Teilnehmern in HD-Qualität. Dem kollaborativen Schwerpunkt des Tools entsprechend lassen sich alle Dokumente im Team gemeinsam bearbeiten. Durch die fortschrittlichen Möglichkeiten der Echtzeitkommunikation und dem gemeinsamen Dokumentenzugriff lässt sich dem Anbieter zufolge der klassische E-Mail-Verkehr zwischen Teammitgliedern ganz erheblich reduzieren. Die Starter-Version für 10 User kostet 49 US-Dollar im Monat.

redbooth

9. Smartsheet

Smartsheet ist eine beliebte SaaS-Lösung aus den USA, die im Gegensatz zu den meisten anderen Projektmanagement Tools nicht mit Projekten, Aufgaben oder Kunden arbeitet, sondern mit interaktiven, intelligenten Tabellen. Das Tool richtet sich vor allem an diejenigen Nutzer, welche sich bislang mit Spreadsheet-Software wie Excel behalfen, um ihre Projekte zu managen. Die Lösung unterstützt damit tabellenorientierte Sichtgewohnheiten. Teams organisieren ihre Projekte und Aufgaben als Tabelle, über die sich alle relevanten Informationen schnell erreichen lassen. Smartsheet ist nicht nur flexibel, sondern auch kostenlos.

smartsheet

10. Wrike

Wrike ist ein typisches Social-Collaboration-Tool, das sich besonders für Teams eignet, die gemeinsam Aufgaben und Termine verwalten und dabei viel über Mobilgeräte miteinander kommunizieren. Über Apps fürs iPhone und für Android bleiben Benutzer im Team immer auf dem aktuellen Stand. In dem Tool sind Google Docs und Dropbox integriert und sogar die Online-Bearbeitung von MS-Office-Dateien ist möglich. Zu den herausragenden Eigenschaften des Tools gehört die gelungene E-Mail-Integration im Projektmanagement sowie die Drag&Drop-Funktion, mit der sich Aufgaben zwischen Projektordnern mühelos hin und her verschieben lassen. Wrike bietet klassische PM-Features wie Gantt-Diagramme und unterstützt umfassendes Reporting. Die Benutzeroberfläche mit Aufgaben und zugehörigen Detailinformationen ist recht übersichtlich gestaltet, was allerdings Anwender häufig dazu verleitet, den Lernaufwand zu unterschätzen. Die kostenlose Version von Wrike ist auf 5 Benutzer, 2 GB Speicherplatz und 2 Ebenen in der Projekthierarchie begrenzt. Die professionelle Version ist ab 49 US-Dollar monatlich verfügbar.

Projektmanagement mit Wrike

Wrike Screenshot

Fazit

Es ist nicht nur für Einsteiger ein schwieriges Unterfangen sich im Dschungel der Projektmanagement Tools zurechtzufinden. Die Frage, welches Tools das jeweils richtige ist, lässt sich daher ohne genaue Kenntnis der Anforderungen nicht pauschal beantworten. Ist Ihnen eher umfassendes Reporting wichtig oder legen Sie mehr Wert auf die Möglichkeiten der Zusammenarbeit? Beabsichtigen Sie das Projektmanagement Tool unternehmensweit einzusetzen oder nur in Ihrem Fachbereich? Viele Fragen drängen sich auf. Da jedes Tool seine Stärken und Schwächen hat, empfehlen wir, alle Skills einmal festzulegen und mit den hier vorgestellten Tools, die eine Querbeet-Auswahl populärer Projektmanagement Tools repräsentieren, abzugleichen. Wenn Ihnen diese Auswahl noch nicht ausreicht, finden Sie eine große Vergleichsübersicht für Projektmanagement Tools in der englischsprachigen Wikipedia, die allerdings auch keinen Anspruch auf Vollständigkeit erhebt.

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Über den Autor

Michael Klamerski ist als operativer Vertriebsleiter bei der Social Media tätig. Ob Fragen zu unseren Weiterbildungen, Austausch über Online Marketing oder Tipps für den Social Media Bereich - er ist der richtiger Ansprechpartner für Sie.

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