10 Projektmanagement Tools fürs Marketing, die Ihren Alltag erleichtern

von Inga Beißwänger

Social-Media-Planung, Anzeigen oder Pressemitteilungen – das Marketing ist heute so vielfältig und komplex wie nie zuvor. Hier den Überblick zu behalten über kanalübergreifende Kampagnen und die einzelnen Aufgaben ist wahrlich eine Herausforderung.

Wer in kreativen Marketing-Teams arbeitet, kennt das: Wer war nochmal wofür verantwortlich? Welche Strategie wollten wir für welche Kampagne fahren? Bis wann muss die Anzeige beim Verlag sein? Was braucht es alles für unseren Messe-Auftritt? Die klassische Excel-Liste kommt da schnell an ihre Grenzen. Vielmehr geht es heute beim Marketing darum, die einzelnen Bereiche miteinander zu verzahnen. Viele kleinteilige Aufgaben der einzelnen Teammitglieder wollen aufeinander abgestimmt, Aufwände geplant und Deadlines eingehalten werden. Damit das alles klappt, hilft nur ein solides Projektmanagement, etwa mit einem Projektmanagement Tool.  

Projektmanagement Tools sind auch fürs Marketing nützlich. Sie helfen sowohl Agenturen als auch kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, alle geplanten und laufenden Marketing-Projekte im Blick und im Griff zu behalten.

Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Projektmanagement Tools fürs Marketing, die die Arbeit von kreativen Teams erleichtern. Das beginnt schon bei der Verfügbarkeit: Viele Tools sind cloudbasiert. Damit fällt der Schritt einer langwierigen Installation weg. Zudem werden Updates automatisch geliefert. 

Welches ist das richtige Projektmanagement Marketing Tool für Ihr Unternehmen? Hier ein Vergleich der gängigsten Tools:

Projektmanagement Tools fürs Marketing müssen nicht teuer sein

Projektmanagern stehen oft nur wenige Ressourcen zur Verfügung. Sie brauchen Tools, mit denen die Projektmitarbeiter ohne lange Einarbeitungszeit schnell zurechtkommen und produktiv arbeiten können. Umfangreiche Lösungen sprengen oft das Budget und leisten häufig auch nicht mehr als preisgünstigere Lösungen, die inzwischen sehr zahlreich sind und die den Arbeitsalltag genauso erleichtern können. Das bedeutet: weniger Zeit für Administration und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge wie Steigerung der Produktivität.

Die Bandbreite bei Projektmanagement Tools reicht von kostenlosen Tools mit Basisfunktionalitäten bis hin zu umfassenden Enterprise-Lösungen für den unternehmensweiten Einsatz. Nachfolgend möchten wir zehn der beliebtesten Projektmanagement Tools vorstellen, mit denen Sie Projekte effizienter managen können und Ihren Arbeitsalltag wesentlich vereinfachen.

Jetzt keine Zeit zum Lesen? Hier gibt´s den Collaboration Tools-Vergleich zum Download.

1. Factro

Die Projektmanagement-Software factro ist nicht nur 100 % made in Germany, sondern überzeugt vor allem durch ihre hohe Praxis-Orientierung und intuitive Bedienung. Damit kann Ihr Team ohne lange Einarbeitungszeit direkt starten. factro wurde von der „Schuchert Managementberatung“ in Bochum entwickelt und kennt die Lebenswirklichkeit und die Anforderungen von Unternehmen und Marketing-Teams. Neben diversen Projekt-Ansichten (Projektstrukturbaum, Kanban-Board) bietet factro weitere nützliche Features wie Aufgabenlisten, Deadline-Ampel und Echtzeit-Benachrichtigung.

Die kostenpflichtigen Pakete beinhalten zusätzlich unter anderem Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben und Projekte, Gantt-Charts, Kundenverwaltung sowie Funktionen für Meetings, Leistungserfassung und Controlling. Das erleichtert die agile Zusammenarbeit im Team und reduziert die Meeting-Zeit – online wie offline. Zudem können Gastnutzer in allen Tarifstufen kostenlos eingeladen werden, was sich zum Beispiel bei Kunden oder externen Mitarbeitern anbietet. factro ist DSGVO- und BDSG-neu konform und wird ausschließlich in zertifizierten und hoch gesicherten Rechenzentren namhafter Betreiber in Deutschland gehostet.

Die kostenlose „Basic“-Version mit eingeschränkten Funktionen steht maximal 10 Usern zur Verfügung. Die kostenpflichtigen Pakete namens „Teams“, „Business“ und“ Professional“ kosten zwischen 7,99 Euro und 29,99 pro Monat und User. Sie können 14 Tage lang unverbindlich getestet werden. Der Telefon-Support steht ab der Basic-Variante kostenfrei zur Verfügung.

Factro Projektmanagement Software

2. Monday

Die Projektmanagement Software monday hebt sich mit ihrer simplen Bedienung und ihrer individuellen und übersichtlicher Oberfläche von anderen Projektmanagement Tools ab. Für jedes Anwendungsszenario gibt es eine Vorlage, die der Nutzer genau an seine Bedürfnisse und Arbeitsabläufe anpassen kann. Viele komplexe Funktionen stehen dem Nutzer nicht zur Verfügung,

Die Projektmanagement Software monday ist für viele unterschiedliche User Cases optimiert – unter anderem auch fürs Marketing: Unter der Marke „monday marketer“ finden sich viele nützliche Features wie vorgefertigte Marketing- und Kreativvorlagen, die individuell anpassbar sind. Alle Gespräche, Briefings und Daten werden an einem Ort abgespeichert. Damit erspart sich der Nutzer lange Meetings und E-Mail-Threads.

Ab der kostenlosen Version gibt es unbegrenzt Dashboards und Kanban-Ansichten. Mit diesen lassen sich alle Arbeiten und Dateien darstellen und organisieren. Vor allem die Zusammenarbeit im Marketing-Team wird bei monday großgeschrieben: Im Team an einem Dokument arbeiten oder auf einem Whiteboard brainstormen ist ebenfalls bereits mit der kostenlosen Version möglich. Weitere Features wie Zeiterfassung, Integrationen mit anderen Tools oder Kalenderansicht sind in den kostenpflichtigen Paketen enthalten. Für sie wird zwischen 8 Euro und 16 Euro pro Nutzer und Monat fällig. Alle Pakete können zwei Wochen lang kostenlos getestet werden.

Screenshot Monday Projektmanagement Software

3. Jira Software

Jira Core ist eine Projektmanagement Software von der 2002 in Sydney gegründete Firma Atlassian, die als OnPremise oder als Cloud genutzt werden kann. Jedes Projekt- und Aufgabenmanagement mit Jira Core beginnt mit einem Workflow. Durch das definieren der Prozesse mithilfe der Workflows, wird dem Nutzer ermöglicht, Aufgaben zu verfolgen. Mit den Ka

Jira Software ist eine Projektmanagement Tool der 2002 in Sydney gegründete Firma Atlassian. Sie bietet die visuelle Darstellung von Projekten und Aufgaben sowohl in Kanban- als auch in Scrum-Boards. Vorlagen helfen bei der Erstellung. Damit können die Teammitglieder jederzeit den Status einsehen und die eigenen Aufgaben nach Erledigung verschieben. „Roadmaps“ heißt die Darstellung der Projekte im Kalender. Berichte sorgen dafür, Zeit und Budget zu planen und im laufenden Projekt im Auge zu behalten bzw. nach Abschluss das Projektmanagement zu optimieren.    

Viele Apps sind ab der kostenlosen Version integriert.

Die kostenlose Version ist für bis zu 10 User freigeschaltet und ermöglicht alle Basis-Versionen für einen Speicherplatz bis 2 GB. Größere Teams, in denen Benutzerrollen und erweiterte Berichte wichtig sind, wählen aus einer der drei Bezahlversionen. Sie beginnen bei 7,50 Dollar pro Monat und User für die „Standard“-Version. Wer mehrere Teams verwalten, unbegrenzten Speicherplatz und erweiterte Projektmanagement-Features haben möchte, wählt „Premium“ für 14,50 Dollar pro Monat und User. Für sie ist eine kostenlose 7-tägige Testphase erhältlich.    

Jira Software Projektmanagement

Online Marketing Manager

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4. Trello

Trello ist eine webbasierte Projektmanagementsoftware, die ebenfalls von der Firma Atlassian betrieben wird. Mit Boards im Kanban-Style kann ein Marketing-Team alle Aufgaben an einem zentralen Ort in der Cloud organisieren und zum Beispiel auch freie Mitarbeitende ganz einfach einbinden. Aufgaben werden, inklusive Deadline, auf Karten notiert. Die einzelnen Bearbeitungsschritte – etwa bei der Erstellung eines Blogartikels fürs Online-Marketing – werden in senkrechten Leisten dargestellt. Hat beispielsweise die freie Texterin den Blogartikel fertiggestellt, verschiebt sie die Karte einen Schritt nach rechts. Der Projektmanager erhält automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail und weiß damit, dass die Aufgabe erledigt ist. Durch die simple Bedienung können auch Nutzer ohne Vorkenntnisse und lange Einarbeitungszeit das Tool nutzen.

In der Basisversion ist Trello kostenlos. Damit lassen sich 10 Boards pro Arbeitsbereich erstellen und 250 Arbeitsschritte im Monat ausführen. Außerdem können jedem Board unbegrenzt Integrationen und weitere Funktionen wie Google Drive, Microsoft Teams, Slack oder Assista Zeiterfassung zugefügt werden. Für kleine Teams ist dies meist ausreichend. Größere Teams wählen eines der drei Pakete, die zwischen 5 Dollar und 17,50 Dollar pro Monat und Nutzer kosten. Dafür erhalten sie unter anderem unbegrenzte Boards und weitere Ansichten.

Trello Projektmanagement

5. MeisterTask

MeisterTask ist ein intuitives und benutzerfreundliches Task-Management-Tool, das ebenfalls auf das Kanban-System setzt. Der Projektmanager kann flexible Projekte aller Arten und Größen anlegen und verwalten, inklusive Fälligkeitsterminen. Teamwork wird bei MeisterTask großgeschrieben und das ganze Team über die einzelnen Aktivitäten der Teammitglieder auf dem Laufenden gehalten. In der kostenlosen Version ist sogar eine Zeiterfassung integriert

In den Bezahlversionen gibt es weitere nützliche Features, etwa die Automations-Funktion. Sie sorgt dafür, dass gewisse Arbeitsschritte immer verlässlich passieren. Anhand von Statistiken und Berichten kann der Projektmanager Arbeitsabläufe weiter optimieren.

Bestehende Projekte auf Asana, Trello oder Wunderlist können in MeisterTask importiert werden. MeisterTask wird in Frankfurt am Main in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren DSGVO-konform gehostet.

Das Tool gibt es in der Basis-Version kostenlos für bis zu drei Projekte und eine unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern und Aufgaben. Für mehr Projekte und weitere Features wie mehr als zwei Integrationen (Google, Slack u. a.) kann die Pro-Version für 8,25 Euro pro Monat und Teammitglied erworben werden. Größere Teams, die noch mehr Kollaborationsfunktionen und mehrere Team-Administratoren wünschen, bekommen dies mit der „Business“-Variante für 20,75 Euro pro Monat und User. Dabei ist es möglich, dass die Nutzer der Bezahlversionen mit Nutzern zusammenarbeiten, die nur die kostenlose Basis-Version haben.

Meistertask Projektmanagement

6. Asana

Asana ist eine webbasierte Plattform, die Teams zur Arbeitsverwaltung verwenden, um sich auf ihre Ziele, Projekte und Aufgaben zu konzentrieren. Durch Kanban Boards lassen sich Aufgaben si

Asana ist eine Plattform, die Teams zur Arbeitsverwaltung verwenden, um sich auf ihre Ziele, Projekte und Aufgaben zu konzentrieren. Dieses Tool hat viele interessante Features für Marketing-Teams, etwa standardisierte Kreativanfragen, Redaktionskalender oder Vorlagen speziell für die Zusammenarbeit mit Agenturen.

Durch Kanban-Boards lassen sich Aufgaben simpel visualisieren. Die Ansicht in Listen und im Kalender vereinfacht es den Teammitgliedern zusätzlich, alles in der vorgegebenen Zeit zu erledigen.

Außerdem können E-Mails, Dateien und Anfragen in Asana verwaltet werden. Schon ab der kostenlosen Version gibt es eine unbegrenzte Anzahl an Integrationen, darunter auch die beliebten Tools wie Slack, Dropbox und Google Drive.

Die kostenlose Version eignet sich für Teams mit bis zu 15 Mitgliedern. Die beiden Bezahlversionen ermöglichen für 10,99 Euro bzw. 24,99 Euro pro Monat und Nutzer die Zusammenarbeit in größeren Teams und bieten weitere Funktionen wie eine Ansicht des Team-Workloads.

Asana Projektmanagement

7. Wrike

Bei der teamübergreifenden Projektmanagement-Software steht Zusammenarbeit an erster Stelle. Das macht sich vor allem an den Integrationen bemerkbar: Wrike integriert alle gängigen Tools wie Slack, Dropbox und Google Drive, MS Office und Teams. Nicht nur das: Per Live-Bearbeitung und Dateiverwaltung können Nutzer die Änderungen jedes einzelnen Teammitglieds in Echtzeit verfolgen.

Fürs Online-Marketing bietet das Tool in den Bezahlversionen nützliche Funktionen wie File Proofing, Freigabe und Publikation. Mit Hilfe eines Gantt-Diagramms als einer Art der visuellen Zeitleiste können Nutzer ihren Zeitplan einsehen und Abhängigkeiten zwischen Aufgaben bestimmen. Auch eine Erweiterung für die Kreativprogramme der Adobe Creative Cloud sowie zahlreiche Vorlagen, etwa für einen Social-Media-Plan oder das Kampagnenmanagement, sind in den Bezahlversionen enthalten.

Mit Hilfe von Ordnern und Projekten lassen sich große Projekte simpel in Teilaufgaben spalten, somit behalten Nutzer auch den Fortschritt des Projekts und die Beiträge von Kollegen bequem im Blick.

Anders als die meisten andern Projektmanagement-Tools kann Wrike in der kostenlosen Version eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern verwenden. Eingeschränkt sind lediglich der Speicherplatz und aktive Aufgaben. Weitere nützliche Tools wie ein dynamisches Gantt-Chart gibt es bei den Bezahlpaketen zwischen 9,80 Dollar und 24,80 Dollar pro Nutzer und Monat. Alle können kostenlos getestet werden.

Wrike workspace Projektmanagement

8. Zoho Projects

Zoho Projects ist ein Online-Projektmanagementsystem, das nahtlos mit vielen beliebten Apps, etwa von Google oder Microsoft, integriert. Dadurch wird eine Zusammenarbeit mit internen und externen Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten oder Beraten von jedem Ort aus gewährleistet. Außerdem können alle Teammitglieder mit den Online-Dokumenttools gemeinsam an Dokumenten, Präsentationen und Tabellenkalkulationen arbeiten. Eine umfassende und detaillierte Darstellung des Zeitplans und Fortschritts der einzelnen Projektaufgaben garantieren die Gantt-Diagramme. 

Die kostenlose Version mit Basis-Funktionen fürs Projektmanagement ist für bis zu 3 Nutzer und 2 Projekte freigeschaltet. Für bis zu 50 Nutzer, uneingeschränkter Projektanzahl und weiteren Features wie Zeiterfassung, Budgetkontrolle und Analysen ist die „Premium-Version“ für 5 Euro pro Nutzer und Monat zu haben. Noch größere Teams greifen auf die „Enterprise“-Version zurück und zahlen dafür 10 Euro pro Nutzer und Monat. Beide Versionen können 10 Tage lang kostenlos getestet werden.

Ein Screenshot der Zoho Website innerhalb der Funktionen für Projekte, daneben ein Handy mit der App.

9. smartsheet

In smartsheet können die Projekte wahlweise in der Tabellenblatt-, Gantt-, Karten- oder Kalenderansicht angezeigt werden. Außerdem bietet es schon in der günstigsten Version eine Automatisierungsfunktion. Marketing-Teams erleichtert die simple und intuitive Benutzeroberfläche, Arbeitsprozesse schnell zu konfigurieren, anzupassen und zu verbessern – agiles Arbeiten garantiert. Berichte, die Darstellung von Abhängigkeiten und Formularvorlagen sind weitere nützliche Features dieses Projektmanagement Tools.  

Smartsheet legt einen hohen Wert auf Zusammenarbeit im Team. Ab der „Business“-Version erhalten die Teammitglieder Berechtigungen (nur betrachten oder auch bearbeiten). Auch die Adobe Creative Cloud ist ab dieser Version integriert.

Eine kostenlose Version gibt es nicht, doch eine 30-tägige kostenlose Testphase. Die Preise beginnen bei 7 Dollar pro Nutzer und Monat mit begrenzten Features und Speicherplatz. Die „Business“-Version schlägt mit 25 Dollar pro Monat und User zu Buche. Damit ist smartsheet eines der teuersten Projektmanagement Tools fürs Marketing.

Ein Screenshot des Programms Smartsheet im Bereich des Portfolios und der zugehörigen App auf dem Handy daneben.

10. Teamleader

Für kleine und mittelständige Unternehmen ist die All-in-One Lösung Teamleader perfekt. Das belgische Start-Up hat eine Kombination aus den typischen Komponenten wie CRM-System, Projektmanagement Software und Rechnungserstellung erschaffen. Support Tickets sind ebenfalls integriert, Teamleader verknüpft außerdem jedes Ticket automatisch mit dem richtigen Kontakt in der CRM-Datenbank. Projekte werden in Meilensteine und Aufgaben unterteilt, Nutzern können verschiedene Aufgaben zugeteilt werden, sobald diese erledigt wurden, wird der Proj

Die belgische Firma Teamleader bietet zwei Tools: „Teamleader focus“ richtet sich an kleine Unternehmen und bietet ihnen eine All-in-One-Lösung mit Komponenten, die über das reine Projektmanagement hinausgehen, etwa CRM-System, Kundenverwaltung und Rechnungserstellung. Support Tickets sind ebenfalls integriert, Teamleader verknüpft außerdem jedes Ticket automatisch mit dem richtigen Kontakt in der CRM-Datenbank.

„Teamleader orbit“ erleichtert die alltäglichen Arbeitsabläufe in Agenturen und Marketing-Teams. Es bietet unter anderem Angebots- und Rechnungserstellung, Arbeitszeiterfassung auch für freie Mitarbeiter und Budgetplanung. 

Das Projektmanagement ist bei beiden Tools ähnlich: Projekte werden in Meilensteine, Aufgaben und Meetings unterteilt. Im nächsten Schritt weist der Projektmanager die Aufgaben den Teammitgliedern zu. Sobald diese erledigt worden sind, wird der Projektmanager benachrichtigt. Die Teammitglieder können der Projektliste entnehmen, welche Projekte gut laufen und welchen mehr Aufmerksamkeit geschenkt werden muss. Auch die direkte Kommunikation zwischen Mitarbeitern und Kunden ist möglich. Zudem sind die beliebtesten Softwaretools integriert.   

Die umfangreichen Features sind nicht umsonst zu haben – eine kostenlose Version gibt es nicht. Teamleader focus kostet ab 60 Euro im Monat für bis zu zwei Nutzer. Teamleader orbit rechnet sich nur für größere Agenturen: Es kostet 50 Euro pro Monat und Nutzer, bei einer Mindestanzahl von 10 Nutzern.

Ein Screenshot des Programms Teamleader.

Projektmanagement im Online Marketing

Projektmanagement ist in vielen Berufen eine wichtige Kernkompetenz. Auch als Online Marketing Manager oder Social Media Manager sollten Sie über ausgeprägte Projektmanagement-Kenntnisse verfügen. Eine Weiterbildung bei der Social Media Akademie vermittelt Ihnen genau die Fähigkeiten, die Sie benötigen, um als erfolgreicher Online Marketing Manager oder Social Media Manager zu agieren.

Online Marketing Manager

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FAQ

Was bedeutet Projektmanagement?

Das Projektmanagement umfasst in der Regel Planung, Überwachung, Steuerung und Abschluss eines Projekts. Dabei kann ein Projekt unterschiedlichster Art sein: Von der Online-Marketingkampagne über einen Website-Relaunch bis zur Entwicklung einer neuen Software. Oft sind dabei zahlreiche Mitarbeiter – intern wie auch extern – sowie die Kundschaft eingebunden. Der Projektmanager hat immer Zeit, Kosten, Inhalt und Aufgaben eines laufenden Projekts im Blick.
Verschiedene Methoden und Tools helfen ihm dabei, den Überblick zu behalten.

Was sind Scrum-Boards?

Zu diesen nützlichen Tools gehören Scrum-Boards. Sie unterstützen Teams bei der Aufteilung großer, komplexer Projekte in überschaubare Arbeitsblöcke.

Was sind Kanban-Boards?

Was ursprünglich auf Zettel geschrieben wurde, geht heute ganz einfach digital: Kanban-Boards stellen den Workflow visuell dar, meist in Form von digitalen Karten, auf denen Projekte und weitere Informationen festgehalten sind. Die einzelnen Arbeitsschritte erscheinen auf dem Board als senkrechte Leiste. Ist ein Arbeitsschritt erledigt, verschiebt der Projektmanager oder das zuständige Teammitglied die Karte nach rechts in die nächste Spalte.
Die Kanban-Methode wird häufig in Verbindung mit Scrum oder agilem Management eingesetzt. Sie eignet sich hervorragend für agile Teams, die den Projektfortschritt visualisieren möchten. Damit ist es wiederum einfacher, Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und mögliche Schwierigkeiten rechtzeitig zu erkennen.

Was sind die Vorteile von Projektmanagement Tools im Marketing?

Projektmanagement Tool im Marketing und anderen Bereichen haben zahlreiche Funktionen, vereint an einem Platz:

Planung – das Projekt ist klar definiert, mit Kosten, Deadline, Zuständigkeiten etc.
Zusammenarbeit – sowohl interne wie externe Mitarbeiter sind in ein Projekt eingebunden, Aufgaben und Zuständigkeiten sind klar verteilt.
Kommunikation – alle Teammitglieder und ggf. Kunden haben jederzeit Zugriff auf die nötigen Informationen. Außerdem können sie sich bei Fragen untereinander austauschen – viel einfacher und übersichtlicher als per E-Mail.
Darstellung – nicht nur für visuelle Menschen eine Erleichterung, wenn es darum geht, die Übersicht über Projekte zu behalten.

Das alles führt dazu, dass Projekte schneller und für alle klarer erledigt werden, was wiederum Ressourcen – insbesondere Geld und Zeit – einspart. Ggf. weitere Features wie Reportings erleichtern es dem Projektmanager zusätzlich, Projekte zu steuern und erfolgreich abzuschließen.
Heutzutage sind die Projektmanagement Tools in der Regel cloudbasiert, das heißt, dass eine aufwendige Installation nicht nötig ist. Zudem kann meist sowohl auf dem Desktop-PC als auch mobil gearbeitet werden.

Welche Tools eignen sich für kleine Teams und Firmen?

Kleinere Firmen – zum Beispiel neu gegründete Kreativagenturen – und Teams haben meist ein eingeschränktes Budget. Für sie rechnen sich eher Projektmanagement Tools, die kostenlos oder günstig pro Teammitglied sind. Auch Analysen und Reportings sind wichtig für die Arbeit im Projektmanagement und entsprechende Features bei vielen Anbietern integriert.

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