10 Tipps für effektives Team- und Aufgabenmanagement

Von Nora Horn | Job Know-How

Nov 07
Junge Mitarbeiter beim Team- und Aufgabenmanagement

Besitzen Sie einen Hund? Wenn ja: Mussten Sie Ihren Liebling erziehen? Bestimmt. Genauso ist es mit Ihrem Aufgabenmanagement: Es muss trainiert und verwaltet werden, denn sonst springt sie auf die Couch und zerreißt Ihre Kissen. Nun, das ist vielleicht ein bisschen übertrieben; aber Sie wissen, was wir meinen. Hier finden Sie 10 effektive Aufgabenmanagement -Tipps, mit denen Sie Ihre Zeit unter Kontrolle halten – und erst noch intelligenter arbeiten.

1. Deaktivieren Sie Ihre E-Mails und Benachrichtigungen bei der Arbeit – ohne Ausnahmen

Vielleicht haben Sie bemerkt, dass Sie morgens am produktivsten sind. Oder dass Meetings am Nachmittag am besten verlaufen. Wollen Sie Ihre Produktivität sabotieren, nur um eine E-Mail zu lesen? Nein! Wenn Sie eine bestimmte Tageszeit für eine Aufgabe vergeben, bleiben Sie dabei. Blockieren Sie alle sozialen Medien, schalten Sie Ihr Telefon aus und lassen Sie es vielleicht sogar in einem anderen Zimmer, wenn Sie von zu Hause aus arbeiten. Machen Sie dasselbe mit Ihrem Desktop: Verwenden Sie eine App wie Self Control (https://selfcontrolapp.com/) für Mac und Freedom (https://freedom.to/) für PC.

2. Automatisch von Aufgabe zu Aufgabe wechseln

Okay, nun haben Sie alle Ablenkungen ausgeschaltet. Aber wie halten Sie die Dynamik aufrecht? Um sich selbst zu motivieren, müssen Sie Ihre To-Do-Liste so aufbauen, dass Sie sich locker von Aufgabe zu Aufgabe bewegen können.

Eine sehr nützliche Methode zur Aufrechterhaltung der Produktivität kommt von Jerry Seinfeld, und ist bekannt als „Do not Break the Chain!“ (http://dontbreakthechain.com/). Die Idee dahinter: sobald eine To-Do-Liste erstellt wurde, müssen Sie diese ohne Unterbrechungen abarbeiten. Nur wenn Sie das schaffen, können Sie Ihre Produktivität aufrechterhalten. Wenn Sie aber Aufgaben nicht beenden können, werden diese auf den nächsten Tag verschoben – und die Produktivitäts-Kette „bricht“.

Dies ist eine einfache, aber erstaunlich effektive Idee. Sie werden überrascht sein, wie sehr sie Ihnen dabei hilft, die Grenzen Ihrer Produktivität zu sprengen. Zusätzlich erfahren Sie, wie viel Zeit bestimmte Dinge in Anspruch nehmen, und wie viele Aufgaben Sie meistern können, bevor die Kette „bricht“. Eine Produktivitäts-App wie Trello (www.trello.com) ist sehr nützlich, um diese Sequenz oder „Kette“ von Aufgaben visuell abzubilden.

3. Teilen Sie Ihre Zeit in Arbeitsblöcke ein

Team- und Aufgabenmanagement besteht letztendlich darin, Ihr Gehirn dazu zu bringen, Produktivität zur Gewohnheit zu machen. Die Pomodoro-Technik ist eine gute Möglichkeit, Produktivität und Belohnung im Gleichgewicht zu halten. Benannt nach den kleinen tomatenförmigen Küchenuhr fordert die Pomodoro-Technik (die es auch als Produktivitäts-App gibt) dazu auf, Ihre Aufgaben in 25 Minuten dauernde Blöcke zu strukturieren, jeweils gefolgt von einer Pause von 5 Minuten. Nach vier erfolgreichen Arbeitsblöcken belohnen Sie sich selbst mit einer Pause von 15-20 Minuten.

Produktive Unternehmer können sich sogar gegenseitig damit herausfordern, wie viele „Pomodori“ sie an einem Arbeitstag schaffen; manche versuchen auch, die eigene Bestmarke zu knacken.

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4. Delegierte Aufgaben beobachten

Als Unternehmer wissen Sie: Ihr Unternehmen ist nur so mächtig wie die Menschen, die es zusammen mit Ihnen aufgebaut haben. Eine der einfachsten Methoden, Ihre Aufgabenliste zu beherrschen, ist es sie zu reduzieren; und das machen Sie, indem Sie einzelne Aufgaben an andere Teammitglieder delegieren. Aber das fällt vielen schwer – denn es ist nicht leicht, jemandem das anzuvertrauen, was man selber am besten kann. Aber wenn Sie als Unternehmer erfolgreich sein wollen, ist es nicht verhandelbar: Sie müssen delegieren.

Auch hier kann Ihnen eine App helfen: Sobald Sie einem Teammitglied eine Aufgabe zugewiesen haben, verwenden Sie eine Produktivitäts- und Zeiterfassungssoftware wie MoneyPenny (https://moneypenny.me/) um die protokollierten Stunden zu verfolgen. Mit der raffinierten Live-Tracking-Funktion sehen Sie den Stand der delegierten Aufgaben sogar in Echtzeit.

Das hat den Nebeneffekt, dass Sie keine zusätzliche Zeit mit Kommunikation verbringen. Sie können immer überprüfen, wo die Produktivität abfällt oder wo sie besser eingesetzt werden könnte. Delegierte Aufgaben zu beobachten ist im Grunde das, was Sie als Unternehmer für effektives Aufgaben- und Teammanagement brauchen.

5. Verwenden Sie Trigger

Erfolgreiches Aufgabenmanagement bedeutet, Software oder Methoden mit einer funktionierenden Routine zu verbinden, die Sie wie ein Sicherheitsnetz auffängt, wenn Ihr Fokus zu taumeln beginnt.

Die „Wenn-Dann“-Planung Ihrer Aufgaben ist eine sehr kreative Möglichkeit, Trigger zu verwenden und ein Ziel zu erreichen. Wenn es einen großen Unterschied zwischen dem gibt, was Sie tun möchten und dem was Sie tatsächlich erledigen, dann ist die „Wenn-Dann“ -Methode für Sie genau richtig. Stellen Sie sich eine Bedingung oder ein Ultimatum: Wenn ein Trigger ausgelöst wurde, dann führen Sie eine bestimmte Aktion aus, um diese Aufgabe zu erledigen. Zum Beispiel: „Wenn meine Teammitglieder zu Mittag essen und ich nicht, dann werde ich die Tür in meinem Büro schließen.“

Sie können diese Idee der „Wenn-Dann“ -Planung auch sehr gut bei der Automatisierung bestimmter Funktionen und Workflows Ihrer Unternehmens-Apps benutzen (https://ifttt.com/).

6. Machen Sie nur eine Sache

Unterschätzen Sie niemals die Stärke der Konzentration im Teammanagement- und Aufgabenmanagement. Basierend auf dem Bestseller „The One Thing“ (http://www.the1thing.com/) sollten sich Unternehmer nur auf eine Sache konzentrieren – egal wie verlockend es auch ist, Multitasking zu betreiben. Was immer Sie gerade tun: Es sollte das Einzige sein, worauf Sie sich konzentrieren.

Die Kanban-Methode (http://www.everydaykanban.com/what-is-kanban/) hilft Ihnen dabei mit einem simplen, papierbasierten Diagramm, das Ihnen zeigt, was Sie getan haben, wofür Sie derzeit verantwortlich sind, und was Sie bereits abgeschlossen haben.

7. Automatisieren und Delegieren

Bei Ihrer täglichen und wöchentlichen Aufgabenliste werden Sie merken, dass sich einige Dinge nie ändern. Diese Aufgaben tauchen immer wieder auf, Tag für Tag, Woche um Woche. Für Unternehmer sind dies vielleicht: Rechnungen an Kunden senden, Rechnungen bezahlen oder wöchentliche Check-Ins mit den Teamleitern.

Eine gute Business-Software wie MoneyPenny kann Ihnen dabei helfen, solche Aufgaben zu automatisieren und zu delegieren. Denn Ihr Aufgabenmanagement ist nur so stark, wie die Werkzeuge die Sie verwenden.

8. Überprüfen, überprüfen, überprüfen

Reservieren Sie sich ein paar Stunden pro Woche für die eigene Überprüfung. Was ist gut gelaufen, was wollen Sie nächste Woche erreichen und wie weit sind Sie gekommen? Nur wenn Sie sich diese Fragen regelmäßig stellen und beantworten, hat Ihre To-Do-Liste einen Sinn.

Wenn Sie hingegen einfach nur herumrennen, Aufgaben erledigen und „beschäftigt“ sind, ohne ein Gefühl für ein übergeordnetes Ziel zu haben, werden Sie einfach nur „fleißig“ weiter arbeiten. Verwenden Sie ein wöchentliches Planungssystem , um Ihre Aufgabenliste zu verwalten und ihr einen höheren Zweck zu geben.

9. Halten Sie es einfach

Komplexität ist der Feind der Produktivität. Je komplexer eine Aufgabe, desto mehr werden Sie zögern, diese zu erledigen. In diesem Fall sollten Sie Projektmanagement- oder Teamverwaltungssoftware verwenden, die leicht, schlank und dennoch leistungsfähig ist. Haben Sie keine Angst, etwas Neues auszuprobieren

10. Ziehen Sie den Stecker

Die Quintessenz ist, dass Sie keine Maschine sind. Egal wieviel Kaffee Sie trinken, um Ihre Zeit so produktiv wie möglich zu gestalten: Sie sind kein Roboter. Sie sind ein Mensch, der Dinge wie Familie, Freunde und gutes Essen genießt. Respektieren Sie sich selbst und Ihre Zeit und ziehen Sie einfach mal den mentalen Stecker: Verreisen Sie kurz, lesen Sie ein gutes Buch oder gönnen Sie sich sonst etwas Gutes – und denken Sie dabei nicht ans Geschäft. Sie werden mit einem schärferen Fokus und einer klaren Vision zurückkehren. Garantiert. 

 

Dieser Artikel wurde uns von MoneyPenny zur Verfügung gestellt. MoneyPenny die vielseitige Buchhaltungssoftware in der Cloud, kreiert für kleine und große Unternehmen, Selbständige und Startups. Zeiterfassung, Projektmanagement, Buchhaltung, CRM und Teamführung: alles auf einem Schirm. Immer, überall und auf jedem Gerät. Schnell, sicher, online.

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Über den Autor

Nora Horn studierte PR- und Medienmanagement und ist als Marketing-Assistenz bei der Social Media Akademie tätig. Sie betreut außerdem die Social Media Kanäle und den Unternehmensblog.

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