Projektmanagement

Projektmanagement koordiniert Ressourcen optimiert zur Lösung von Problemkomplexen. Geeignete Methoden, Tools und persönliche Kompetenzen führen gemeinsam zur hinreichenden Lösungsqualität bei sparsamem Ressourceneinsatz. Dies beinhaltet reibungsarme Zusammenarbeit im Team mit stetem Blick auf abgeklärte Ziele. Projektleiter und Team erarbeiten mit ihrem Auftraggeber mehrere realistische Meilensteine.

Seit wann gibt es Projektmanagement?

Koordinierte Annäherung an projektierte Ziele existiert seit jeher in größeren Menschengruppen. Ackerbau und Jagd bildeten die Basis umfänglichen Projektdenkens. Bauvorhaben wie militärische Operationen zählen zu klassischen Beispielen. Interkontinentale Entdeckungsreisen erforderten erhebliche logistische Projektleistungen. Evolutionäre, formlose Vorgehensweisen dominierten als Tradition: Erfahrungen herausragender Betreiber von Projekten gingen gelegentlich auf Nachkommen oder Schüler über. Modernes Projektmanagement mit systematischen Methoden kam erst im 20. Jahrhundert auf: Wissenschaftliche Untersuchung von Prozessen zur Problemlösung führte zum dynamischen Kanon etablierter Projektstandards.

Wann wird Projektmanagement eingesetzt?

Große Vorhaben im Sinne umfänglicher Ressourcen erfordern die Koordinierung zahlreicher Prozesse. Viel oder vielfältiges Material erzwingt Projektmanagement: Monolithische Staudämme wie differenzierte Mikroprozessoren erfordern signifikanten Planungsaufwand. Ermittlung und Schaffung von Information bildet den zweiten Zweig: Abstrakte Strukturen wie Holdings und Software entspringen einem Projekt. Dabei entstehen Aufgaben aus Aufgaben, deren Menge systematisches Vorgehen diktiert. Etabliertes Projektmanagement repliziert sich: Erfolgreiche Schrittfolgen verführen zur Wiederholung bei gleichen Problemen

Warum gewinnt Projektmanagement an Bedeutung?

Dynamische ökonomische Randbedingungen der Globalisierung erhöhen Konkurrenzsituationen dramatisch. Technologischer Fortschritt erzwingt stetes Neudenken von Möglichkeiten. Neue Kommunikationstechnologien revolutionieren Marketing von Unternehmen. Wachsende Ansprüche informierter Kunden erfordern komplexere Produktionsprozesse. Schrumpfende Lebenszyklen differenzierter Produkte bedeuten permanente Innovation. Dazu erfahren Unternehmen stete Metamorphosen – wachsende Wettbewerbsfähigkeit benötigt Reorganisation, die per se Projektcharakter besitzt: In integrierten Märkten überleben nur multidisziplinäre Organisationen. Jene Entwicklungen charakterisiert starker Wandel vieler Faktoren. Zielführende Koordination entsprechend zahlloser Prozesse erzwingt gemanagtes Vorgehen.

Projektmanagement: Phasen

Definition

Verbindlichen Vorgaben für alle Phasen sichern stabilisierende Gemeinsamkeiten von Prozessen. Formale Projektdefinitionen mit Zertifizierung fördern sorgfältige Recherchen und Analysen. Mit der Gründung von Projekten zeichnet sich der Umriss wesentlicher Ziele ab. Daraus folgen Projektstrukturen und Prozesse auf ihnen. Im Kern lassen bereits Projektanträge relevante Verfeinerungen erkennen. Aufgabenbeschreibungen implizieren Kosten und Termine mit entsprechenden Verantwortlichkeiten. Häufig durchlaufen komplexe Projekte mehrere Antragsphasen bis zu ihrer Akzeptanz durch alle Beteiligten.

Planung

Teamorganisation impliziert Pläne zu Aufgaben und deren Ablauf. Daraus resultieren Termine, die Planung zur Kapazität der Mitarbeiter beanspruchen. Deren Kommunikation bildet im Idealfall integrale Prozesse der Produkterstellung. Kostenschätzungen folgen aus Teamstärken und Fristen.

Durchführung und Kontrolle

Laufende Steuerung der Projektprozesse erfordert Kontrollen ihres Fortschritts. Prozessstörungen benötigen dabei hinreichende Reaktionen des Managements im Rahmen von Ressourcen und Qualitätsansprüchen. Erkannte Muster möglicher Abweichungen von Nominalprozessen resultieren in Prozessoptimierungen.

Projektabschluss

Ergebnisse erreichen Auftraggeber in Präsentationen und Dokumenten. Schwachstellenanalysen fließen in Projektdokumente ein und führen zu Empfehlungen. Erreichte Ziele bzw. akzeptierte Gründe fehlender Ergebnisse entlasten die entsprechenden Projektmanager aus Sicht der Auftraggeber.

Was ist ein Meilenstein?

Milestones gelten als bedeutsame Zwischen– und Endresultate im Projektmanagement. Gelieferte Produkte bzw. deren Teile führen zu Zwischenabnahmen oder Prüfungen. So entscheiden sich konkrete Schritte nach dem Erreichen von Meilensteinen.

Krisenmanagemennt

Projekte bedeuten stets Krisen und deren Management im Sinne systematischer Folgen aus Reaktion und Aktion. Erkennung von Krisen erweist sich dabei als subtiles Thema: Unterschwellige Abweichungen kritischer Prozesse führen gelegentlich zeitlich nicht linear zum überraschenden Kollaps von Projektteilen. Letztlich schützt nur permanente Beobachtung von Schlüsselindikatoren recht gut gegen solche Singularitäten. Analysen laufender Krisen identifizieren jene Parameter zumindest teilweise. Gerade Post-mortem-Analysen totalen Projektscheiterns vermitteln bei guter Datenlage besonders wertvolle Einsichten.

Extrembeispiele

Erste partielle Dokumentationen systematischen Projektmanagements entstanden wahrscheinlich im Manhattan-Projekt. Erhebliche Entwicklungsschübe erlebte moderne Projektführung während des Apollo-Programms: sechs geplante Missionen vor der ersten bemannten Mondlandung der Menschheit mit Apollo 11 und weiteren Landungen auf dem Erdtrabanten. Eine knappe halbe Million Menschen wirkte ein Jahrzehnt für weit über 100 Milliarden heutiger US-Dollar. Die simple Projektdefinition Kennedys legte 1960 drei Basisparameter fest: Vor 1970 einen Menschen auf den Mond und sicher zurück bringen.

Ausblick

Projektmanagement bleibt trotz aller Formalisierung auch Kunst: Im komplexen Zusammenspiel menschlicher und dinglicher Faktoren erreichen nur geübte Talente große Ziele. Während des Lehrgangs Projektmanager 2.0  lassen sich Basisfähigkeiten nur bedingt vermitteln. Zudem mutieren klassische Projektmanager zunehmend zu interdisplinären Chimären aus Online Marketing Manager und Social Media Manager: Bereits noch laufende Projekte erfordern zunehmend eigene Webpräsenzen zur Marktvorbereitung.

Vorgehensmodelle des Projektmanagements

Was ist ein Vorgehensmodell?

Ein "Vorgehensmodell" beschreibt im Projektmanagement idealtypische Aktivitäten und Abläufe, die zur Erreichung von Projektzielen erforderlich sind. Vorgehensmodelle werden auch von kleinen und mittelständischen Unternehmen für ihr Projektmanagement gewählt, um die Komplexität von Projekten zu reduzieren, die Projekttransparenz zu verbessern und den Projektablauf unter Zugriff auf vorhandene Wissensbestände zielorientiert zu optimieren. Durch systematische Nutzung eines Vorgehensmodells werden Projektstandards genutzt, um bei strukturierter Vorgehensweise Projektergebnisse in einer planbaren Qualität zu erreichen. In ein Vorgehensmodell integrierte Meilensteine dienen der Überwachung von Teilprojekten. In Seminaren und Weiterbildungen können Projektmanager lernen wie verschiedene Vorgehensmodelle in der Realität angewandt werden und welche Vor- und Nachteile die Modelle mit sich bringen.

Sequenzielle Vorgehensmodelle

Sequenzielle Vorgehensmodelle (SVM) zeichnen sich durch eine phasenweise Aufteilung aller erforderlichen Aktivitäten aus, die dann in einer zweckmäßigen Reihenfolge abgearbeitet werden. Der Übergang von einer zur nächsten Projektphase setzt den Abschluss der planmäßig vorangegangenen Phase voraus. Die Inhalte und die Anzahl der Phasen orientieren sich am jeweiligen Projekt.Beispielsweise kann sich ein Projekt zur Neuentwicklung des Internet-Auftritts eines mittelständischen Unternehmens aus folgenden Phasen zusammensetzen:

  • Analyse und Projekt-Definition (Problemanalyse, Ist-Analyse und Bestimmung des Projektthemas)
  • Projekt-Entwurf (Soll-Konzept und Festlegung des Projekt-Ablaufes)
  • Implementierung (Umsetzung des Projekt-Entwurfs)
  • Test (Funktionstest des fertiggestellten Internet-Auftritts vor Auslieferung an den Auftraggeber)
  • Roll-Out (inbetriebnahme der Webseite, Feinabstimmung und ggf. Wartung)

An einem solchen Projekt sind in der Regel verschiedene Spezialisten beteiligt, wie beispielsweise der Online Marketing Manager, der Social Media Manager, der Webdesigner, der Webentwickler und der Projektmanager selbst. Eine neue Phase kann immer erst dann beginnen, wenn alle Beteiligten die vorherige Phase als abgeschlossen einstufen.

Die Vorteile und Nachteile iterativer Vorgehensmodelle

Einem Auftraggeber werden bei iterativer Vorgehensweise regelmäßig - nach überschaubaren Arbeitsschritten - einsatzfähige Produktvarianten präsentiert. Im Sinne eines Lerneffekts lassen sich die Erfahrungen mit vorangegangenen Produktversionen bei der Entscheidung über die Projekt-Weiterentwicklung berücksichtigen. Anlässlich der erreichten Meilensteine ist eine Einschätzung möglich, ob das Projekt insgesamt im Zeitplan liegt.Sollten jedoch die vom Auftraggeber vorgegebenen Kerneigenschaften eines Produkts nicht korrekt entwickelt werden, so besteht die Gefahr, dass das Projekt von neuem gestartet werden muss.

Spiralmodelle

Bei einem Spiralmodell werden die Entwicklungsprozesse auf einer Spirale abgebildet, die sich auf einem aus vier Quadranten bestehenden Koordinatensystem befindet.• Der erste Quadrant dient der Aufnahme identifizierter Ziele und möglicher Zielalternativen.• Im zweiten Quadranten werden die im ersten Quadranten abgebildeten Zielalternativen bewertet – durch Berücksichtigung von Risikofaktoren und eventuellen Gegenmaßnahmen.• Projekt-Entwicklungsschritte werden im dritten Quadranten festgehalten.• Der vierte Quadrant enthält die Planung der nächsten Produktstufe (also der kommenden Spiraldrehung).• Entsprechend der aktuellen Risikoabschätzungen wird der Verlauf der weiteren Projektentwicklung für jeden Spiral-Zyklus abgesichert.• Am Ende jedes Zyklus werden die Entwicklungsergebnisse durch den Auftraggeber überprüft

Die Vorteile und Nachteile von Spiralmodellen

Bei einem Spiralmodell werden die Entwicklungsprozesse auf einer Spirale abgebildet, die sich auf einem aus vier Quadranten bestehenden Koordinatensystem befindet.• Der erste Quadrant dient der Aufnahme identifizierter Ziele und möglicher Zielalternativen.• Im zweiten Quadranten werden die im ersten Quadranten abgebildeten Zielalternativen bewertet – durch Berücksichtigung von Risikofaktoren und eventuellen Gegenmaßnahmen.• Projekt-Entwicklungsschritte werden im dritten Quadranten festgehalten.• Der vierte Quadrant enthält die Planung der nächsten Produktstufe (also der kommenden Spiraldrehung).• Entsprechend der aktuellen Risikoabschätzungen wird der Verlauf der weiteren Projektentwicklung für jeden Spiral-Zyklus abgesichert.• Am Ende jedes Zyklus werden die Entwicklungsergebnisse durch den Auftraggeber überprüft.

Welche Projektmanagement Methoden gibt es?

Projektmanagement-Methoden beschreiben standardisierte Herangehensweisen an Projekte und deren teilweise oder vollständige Ausgestaltung.

Goal Directed Projekt Management (GDPM)

GDPM, auch "Zielgerichtetes Produkt Management" (ZGPM) basiert auf der statistisch gewonnenen Erkenntnis, wonach die Ursachen von Projekt-Planabweichungen zumeist in frühen Projektphasen zu finden sind – z. B. bei der Zieldefinition, der Projektplanung oder der Projektorganisation. Während der Projektplanung entstehen zum Beispiel mehr als vier Fünftel aller Probleme, die sich durch systematische Nutzung einer Projektmanagement Methode vermeiden ließen. Auch bei Online Marketing Projekten werden oftmals die festgelegten Zeit- und Budget-Rahmen nicht eingehalten und der angestrebte Leistungsumfang eines Produktes nicht erreicht.Aus diesem Grund fokussiert sich die ZGPM-Methode auf eine gründliche Projektplanung. Die Stärke dieser Methode liegt in einer ausführlichen Planung und Beschreibung des Projektverlaufs (insbesondere durch Meilensteine, Aktivitätenplanung und eine genaue und verbindliche Festlegung der Verantwortlichkeiten aller Beteiligten).

Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM)

Die Projektmanagement Methode CCPM bemüht sich um die Unterbindung von "schädlichem Multitasking" und um einen sinnvollen Umgang mit Schätzungen und deren Streuungsbandbreiten. Auf diese Weise gelingt es bei Einsatz von CCPM, die Zuverlässigkeit von Terminhaltung auf mehr als 95 Prozent zu verbessern. Die Durchlaufzeiten von Projekten reduzieren sich durchschnittlich um mehr als 25 Prozent.Eine CCPM-Planung erfolgt unter Zugrundelegung der tatsächlich verfügbaren Kapazitäten und exakt nach Priorität. Damit wird ausgeschlossen, dass sich eine Ressource parallel mit mehreren Aufgaben befasst und laufend zwischen diesen Arbeitspaketen wechselt ("schädliches Multitasking"). Zugleich verringert sich durch konzentriertes Arbeiten an einer einzigen Aufgabe die Projekt-Durchlaufzeit.

Methode des kritischen Pfads (CPM)

Bei der Methode des kritischen Pfades handelt es sich um eine spezielle Netzplantechnik. Als Darstellungsformen werden in einem CPM-Netzplan Pfeile (für Vorgänge und Anordnungsbeziehungen) und Knoten (für Ereignisse) verwendet. Erst nach Abschluss aller vorangegangenen Vorgänge kann ein weiterer Vorgang beginnen. Ein Vorgehen nach Netzplantechnik zwingt zu einem exakten Durchdenken eines Projekts. Unsicherheiten können allerdings bei Anwendung der CPM-Methode hinsichtlich der Projektdauer auftreten. Komplexe Abhängigkeiten zwischen mehreren Vorgängen sind im Rahmen eines CPM-Netzplans nur schwer darstellbar.

Projektstrukturplan (PSP)

Die Erstellung eines Projektstrukturplans gilt als eine zentrale Aufgabe jeder Projektplanung ("Plan der Pläne"). Ein PSP bildet die Grundlage für Termin-, Ablauf-, Ressourcen- und Kostenplanung. Zudem fließen die Erkenntnisse aus einem PSP in das Risikomanagement ein.Durch den PSP wird ein Projekt in einzeln planbare Elemente gegliedert. Begrifflich wird unterschieden in weiter aufzuschlüsselnde Teilaufgaben und Arbeitspakete, die keiner weiteren Unterteilung bedürfen.

Kollaboratives Projektmanagement (KPM)

Das kollaborative Projektmanagement wird insbesondere bei komplexen Projekten eingesetzt. KPM ermöglicht insbesondere auch die Kooperation von Projektteams, deren Mitglieder in verschiedenen Abteilungen, Unternehmen oder Staaten tätig sind. Alle Projektbeteiligten werden in die Planungs- und Steuerungs-Prozesse eingebunden und kommunikativ vernetzt. Es gilt das "Prinzip der dezentralen Regelkreise": Umfangreiche Projekte werden in kleine Bausteine aufgeteilt und in die Verantwortung von Fachbereichen übergeben.